FAQ

Monitoring projektów to sposób na sprawdzenie, czy projekty są realizowane zgodnie z wymogami (warunkami) programu, w ramach którego projekt jest dofinansowany oraz regulacjami wewnętrznymi Uniwersytetu Gdańskiego dotyczącymi realizacji projektów.

Biuro Monitoringu Projektów za pośrednictwem Kanclerza, wysyła pismo do Kierownika projektu z informacją o planowanym spotkaniu monitoringowym i prośbą o wyznaczenie dogodnej dla siebie daty spotkania. Po ustaleniu daty wizyty monitoringowej, Biuro Monitoringu Projektów, wysyła do Kierownika projektu Kartę monitoringową ze wskaźnikami realizacji projektu, które zaplanowane są we Wniosku o dofinansowanie lub w Umowie o dofinansowanie projektu, do zrealizowania przez Uniwersytet Gdański.

Na spotkaniu monitoringowym weryfikujemy:

• Wskaźniki projektu;
• Dokumentację projektową;
• Realizację zamówień publicznych dotyczącą zakupów przeprowadzanych przez Kierownika projektu (poza Centrum Zamówień Publicznych) w ramach analizy rynku bądź Bazy Konkurencyjności);
• Protokoły z wyboru dostawcy;
• Oznakowanie środkach trwałych/wyposażenia logotypami projektowymi (promocja projektu);
• Protokoły zdawczo-odbiorcze dotyczące: zakupu środków trwałych (zakup poza Centrum Zamówień Publicznych), umów cywilnoprawnych realizowanych w ramach projektu;
• Osoby zaangażowane w realizację projektu, wraz z ich upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych (na potrzeby projektu), karty ewidencji czasu pracy, oświadczenia o nieprzekraczaniu 276 godz. pracy w ramach wykonywanych czynności zawodowych (wszelkie formy zatrudnienia).

Standardowo monitoring zajmuje ok. 2 godzin.

W trakcie projektu – przynajmniej raz – organizujemy wizyty monitoringowe z Kierownikiem projektu. Rozmawiamy głównie o realizacji wskaźników projektu. Interesuje nas wartość osiągnięta i sposób potwierdzenia ich wykonania (dokumentacja, która potwierdza stopień osiągnięcia wskaźników), a nie merytoryka. Merytoryka oceniana jest przez kontrole zewnętrzne instytucji finansującej projekt. Celem naszych wizyt monitoringowych jest rozmowa na temat realizacji projektu i przyjrzenie się kompletowanej przez Kierownika projektu dokumentacji projektu zgodnie z warunkami i wytycznymi: – Programu w ramach którego realizowany jest projekt. – Wniosku o dofinansowanie projektu. – Umowy o dofinansowanie projektu. – Wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w UG. Ważnym punktem naszego spotkania jest monitoring realizacji zamówień publicznych w projekcie, które musza być zgodne z wytycznymi: – Ustawy prawo zamówień publicznych. – Wewnętrzną Instrukcją postepowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UG.

Tak, na monitoringu bazujemy na oryginalnych dokumentach.

Nie, monitoring jest po to, aby przygotować projekt do ewentualnej kontroli zewnętrznej.